mardi 18 novembre 2025
Pourquoi repenser votre onboarding est primordial en 2026 ?
)
De l’arrivée sur l’outil aux usages quotidiens, l’enjeu n’est aujourd’hui
plus seulement de déployer un SIRH performant, mais de s’assurer que les
collaborateurs l’utilisent efficacement dans la durée.
De l’arrivée sur l’outil aux usages quotidiens, l’enjeu n’est aujourd’hui plus seulement de déployer un SIRH performant, mais de s’assurer que les collaborateurs l’utilisent efficacement dans la durée. Pourtant, beaucoup d’organisations concentrent leurs efforts sur la mise en production et la formation initiale, sans prévoir de réelle stratégie d’accompagnement dans le temps une fois en phase de run. Résultat : après un lancement réussi, l’usage s’essouffle, les erreurs se multiplient et les utilisateurs finissent par contourner l’outil.
L’onboarding et l’adoption ne sont donc pas deux notions indépendantes, mais les deux piliers complémentaires d’une expérience SIRH réussie. L’un sert à préparer le terrain, l’autre à entretenir la dynamique. Ensemble, ils conditionnent la réussite du projet et la performance de la fonction RH.
L’onboarding : bien plus qu’une simple prise en main
L’onboarding marque le point de départ de cette expérience. Il s’agit du premier contact entre l’utilisateur et son environnement digital RH. Trop souvent, cette phase se résume à une présentation théorique ou à une session de formation unique, parfois dense, qui vise à expliquer les fonctionnalités principales du SIRH. Pourtant, à ce stade, l’utilisateur n’a pas encore de repères concrets, et la majorité des informations partagées sont rapidement oubliées. Du coup, au moment de se connecter seul dans l’outil, le collaborateur se retrouve démuni et dépendant du support.
Un onboarding efficace ne se limite pas à transmettre des connaissances. Il doit donner envie, susciter la curiosité et instaurer la confiance auprès des utilisateurs. Comme face à une personne physique, l’outil de travail n’a qu’une chance de faire une bonne première impression à l’utilisateur, afin de lui donner envie de revenir s’en servir, et de ne pas en contourner les bonnes pratiques.
C’est une expérience à part entière qui conditionne leur engagement futur. Il s’agit de placer l’utilisateur dans une posture active, de lui permettre d’expérimenter, de tester et d’apprendre directement dans l’outil. Le collaborateur doit comprendre ce qu’il fait, mais aussi pourquoi il le fait.
Cet accompagnement initial doit également être adapté aux profils et aux usages. Un manager, un collaborateur en mobilité ou un responsable RH n’ont pas les mêmes missions, attentes et besoins. Le parcours d’onboarding doit donc être contextualisé, personnalisé et progressif. L’objectif : éviter la surcharge d’informations, privilégier des séquences courtes et ciblées, et donner à chacun les bons repères au bon moment.
L’adoption continue : maintenir la maîtrise dans la durée
Mais un bon démarrage ne garantit pas une utilisation durable. C’est là qu’intervient la notion d’adoption continue, encore trop souvent négligée. Une fois l’outil en place, les entreprises ont tendance à considérer que “le plus dur est fait”. Pourtant, les usages évoluent, les processus changent, les mises à jour s’enchaînent, et sans accompagnement, les utilisateurs perdent leurs réflexes. Des comportements hors-process apparaissent, les tickets côté support augmentent, et la qualité des données se dégrade.
L’adoption ne peut donc pas être un objectif ponctuel. Elle doit être une démarche vivante, inscrite dans la durée, qui vise à maintenir la maîtrise et la motivation des utilisateurs.
Cela implique de repenser la manière d’apprendre : l’utilisateur ne doit plus être formé “en amont”, mais accompagné “au fil de l’eau”. Apprendre dans le flux de travail, c’est être aidé au moment précis où le besoin se fait sentir. C’est recevoir la bonne information au bon endroit, sans interrompre sa tâche.
Cette approche, rendue possible grâce à des solutions d’adoption digitale intégrées, permet d’apporter une aide contextuelle pas-à-pas directement dans le SIRH. L’utilisateur est guidé dans la réalisation de ses actions, avoir des rappels sur des tâches importantes et deadlines, et bénéficie d’un apprentissage autonome et progressif. Les bénéfices sont multiples : une réduction des sollicitations du support, un gain de temps pour les équipes RH, une meilleure qualité de saisie, et une expérience plus fluide pour tous.
Dans ce modèle, la formation ne disparaît pas, mais se transforme.
Elle devient un accompagnement continu, accessible à tout moment, qui suit les évolutions de l’outil et les besoins des utilisateurs. Les entreprises qui réussissent à instaurer cette dynamique d’adoption permanente constatent une baisse des frictions, une meilleure appropriation des processus, et une satisfaction accrue des collaborateurs.
Il est également essentiel d’impliquer les acteurs métiers et les ambassadeurs tout au long du cycle de vie du projet. Leur rôle est clé pour relayer les bonnes pratiques, identifier les points de blocage et nourrir la culture d’amélioration continue. Car l’adoption n’est pas qu’une question de technologie : c’est une question d’humain, de communication et de rythme.
Onboarding et adoption : un continuum au service de la performance RH
L’onboarding et l’adoption forment donc un continuum indissociable.
Le premier crée les conditions d’un bon départ, le second assure la continuité dans le temps. Un onboarding mal conçu freine la prise en main du SIRH dès le départ. Une adoption non entretenue fait perdre les bénéfices du déploiement. Ensemble, ils permettent de consolider la relation entre l’utilisateur et son outil, de renforcer la confiance, et d’installer des pratiques durables.
Des plateformes comme la plateforme d’adoption digitale Shortways répondent précisément à cet enjeu : elles accompagnent les utilisateurs pas à pas, directement dans le SIRH, pour les aider à comprendre et à réussir leurs actions au quotidien. Grâce à cet accompagnement intégré, les entreprises peuvent piloter la montée en compétence, mesurer la progression et garantir une expérience cohérente pour tous.
Réussir un projet SIRH, ce n’est donc pas seulement livrer un outil opérationnel, c’est faire en sorte qu’il soit pleinement adopté.
C’est investir autant dans la phase de découverte que dans la phase de maturation, pour ancrer durablement les usages et valoriser les efforts de transformation digitale.
L’onboarding et l’adoption ne doivent plus être considérés comme des étapes successives, mais comme une boucle d’apprentissage continue, au service de la performance et de l’engagement des collaborateurs.
👉 Pour en savoir plus, découvrez nos 10 fondamentaux pour repenser l’adoption des nouveaux utilisateurs :
https://shortways.com/fr/blog/actualite/fondamentaux-repenser-adoption-nouveaux-utilisateurs/?utm_medium=referral&utm_source=newsletter&utm_campaign=2lt26
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)
)